Installation

Gebruikersprovisionering & Synchronisatie van organisatiestructuur

1. Installeren van de GetConnectors

TIP

Als u niet van plan bent de certificaatdeelfunctionaliteit te gebruiken, hoeft u de SkillsTown_Certificates.gcn Connector niet te installeren of de stappen onder de kop "Certificaat delen" hieronder uit te voeren.

1. Download de Get Connector bestanden SkillsTown_Employees.gcn, SkillsTown_Organizational_Chart_Current.gcn en SkillsTown_Certificates.gcn naar een map op uw schijf.
2. Ga in AFAS Profit naar het scherm GetConnector Beheren (Algemeen/UItvoer/Beheer/GetConnector).
3. Klik op Meer acties, vervolgens op Importeren en selecteer de bestanden SkillsTown_Employees.gcn, SkillsTown_Organizational_Chart_Current.gcn en SkillsTown_Certificates.gcn.

NOTE

Er zijn drie velden waarvan de intagratie gebruik kan maken t.b.v. het email adres van de gebruiker. Standaard maken we gebruik van het veld: 'Email_Address_User' - dat is het email adres waar de gebruiker mee inlogt op uw AFAS omgeving. Alternatief kan er gebruik gemaakt worden van 'Email_Address_Zakelijk' of het veld 'UPN'.

2. Filter de GetConnector optioneel

De volgende stappen zijn optioneel en stellen u in staat om de gegevens die naar SkillsTown worden verzonden te filteren. U kunt bijvoorbeeld medewerkers filteren die u niet wilt koppelen aan het SkillsTown-platform.

1. Zoek de geïnstalleerde GetConnector SkillsTown_Employees en dubbelklik erop.
2. Klik op Volgende om naar het volgende scherm te gaan.
3. Klik op de knop Gegevens om een nieuw scherm te openen.
4. Klik op Volgende om toegang te krijgen tot de filteropties.
5. Geef in de kolom 'Filter op deze waarden' eventuele relevante filters op voor uw situatie.
6. Pas indien gewenst vergelijkbare filters toe op het bestand SkillsTown_Organizational_Chart_Current.gcn.

3. Stel autorisaties in

NOTE

Het is gebruikelijk om een nieuwe gebruikersgroep aan te maken, hoewel dit niet strikt noodzakelijk is. De volgende instructies begeleiden u bij het maken en configureren van een nieuwe groep.

1. Ga naar de Authorisatie tool binnen AFAS Profit (Algemeen/Beheer/Authorisatie tool).
2. Klik op de knop Nieuw en selecteer Maak een geheel nieuwe gebruikersgroep, klik vervolgens op Volgende.
3. Geef een groepsnaam en beschrijving op.

   TIP

   Gebruik een naamgevingsconventie zoals INT_SKT_1 om "Integration" (INT), "SkillsTown" (SKT) aan te geven en een nummeringssysteem op te nemen voor meerdere groepen.

4. Selecteer Handmatig (H) in het dropdownmenu Vullen op basis van.
5. Klik op Voltooien om het maken van de gebruikersgroep te voltooien.
6. Ga naar het tabblad Onderhoud gebruikers bovenaan het scherm.
7. Klik op de knop 1. Nieuwe systeemgebruiker.
8. Typ in het veld Gebruiker uw AFAS omgevingsnummer, gevolgd door een punt en een naam voor de gebruiker (bijv. 812345.skillstown).
9. Geef een beschrijving op in het veld Beschrijving.
10. Zoek de nieuwe gebruiker in de lijst en selecteer de rij.
11. Ga aan de rechterkant van het scherm naar het tabblad Lid van groep en klik op Nieuw.
12. Selecteer de in stap 3 aangemaakte groep.
13. Ga naar het tabblad Authorisatie (naast 'Lid van groep').
14. Zorg ervoor dat het volgende pad is geopend: HRM > Medewerker > Medewerker (MSS) > Filters > HRM-medewerkers.
15. Selecteer de rij Alle medewerkers en zorg ervoor dat de autorisatie voor deze groep is geactiveerd.

4. Het maken van de App Connector

NOTE

App Connectors zijn verzamelingen van GET- en/of UPDATE Connectors. Deze App Connector zal worden hergebruikt voor andere Get Connectors (bijv. Organisatiesynchronisatie en Certificaten).

1. Ga naar App Connector binnen AFAS Profit (Algemeen/Beheer/App connector).
2. Klik op Nieuw en geef een beschrijvende naam op voor de App Connector.
3. Als u in stap 3 (Stel autorisaties in) een nieuwe gebruikersgroep heeft aangemaakt, selecteer deze dan hier.
4. Klik op Volgende om door te gaan.
5. Klik op Nieuw om te zoeken naar de GetConnectors die zijn toegevoegd in stap 1 (Installeren van de GetConnectors) en selecteer ze.
6. Klik op Volgende en vervolgens nogmaals op Volgende.

   NOTE

   De Certificate Update Connector wordt later toegevoegd.

7. Dubbelklik op de zojuist gemaakte App Connector.
8. Ga naar het menu-item Gebruikerstokens.

   WARNING

   Het verwijderen van het standaardtoken lijkt misschien ongebruikelijk, maar is noodzakelijk. Zorg ervoor dat u het token verwijdert dat overeenkomt met de naam die u heeft opgegeven in stap 3 (Stel autorisaties in).

9. Klik op Nieuw om dezelfde gebruiker opnieuw toe te voegen.

   WARNING

   Het weergegeven token is slechts één keer zichtbaar. Kopieer het onmiddellijk en behandeld het als gevoelige informatie. Deel dit token veilig met SkillsTown.

10. Klik op Voltooien om het proces af te ronden.

Certificaat delen

1. Type Dossieritem maken

1. Ga naar CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Kies Nieuw.
3. Geef een omschrijving op (bijvoorbeeld Certificaat).
4. Zorg dat Dossieritems nummeren, Toelichting en Bestand koppelen aangevinkt zijn. De rest mag uitgevinkt blijven of op de default waarde blijven staan.
5. Kies Volgende.
6. Zorg dat Vrije velden gebruiken aangevinkt is.
7. Kies voor Voltooien.
8. Zoek op welk nummer het type dossieritem nu heeft gekregen en geef dit door aan SkillsTown.
9. Kijk ook welke waarde in het veld Tabel staat bij dit nieuwe type dossieritem (Vrij dossieritem: nn) en geef dit door aan SkillsTown.
10. Open nu het type dossieritem.
11. Ga naar het tabblad Bestemming en selecteer de bestemming Medewerker. Kies vervolgens de actie Verplicht.
12. Kies de optie Opslaan en sluiten.

Data om terug te sturen naar SkillsTown

Data	Waarde
Type dossieritem	xx (stap 8)
Vrij dossieritem nummer	xx (stap 9)

2. Autorisatie type dossieritem

1. Ga naar Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Ga naar het tabblad Onderhoud filters.
3. Klap aan de linkerkant CRM uit en kijk bij Dossieritem vastleggen: type dossieritem of dit op Volledige toegang staat. Als dat het geval is, is er in deze omgeving geen filtering actief voor het aanmaken van dossieritems. Ga door naar stap B10.
4. Als hier Volgens filters staat, is er wel filtering actief op type dossieritems en moet er een filter aangemaakt worden voor het nieuwe type dossieritem.
5. Selecteer de regel met Dossieritem vastleggen: type dossieritem en klik aan de rechterkant op Nieuw.
6. Kies een Omschrijving voor dit filter, bijvoorbeeld Type dossieritem nn, waarbij nn het nummer is van het type dossieritem dat je aangemaakt hebt.
7. Selecteer onder Veldnaam het veld Type dossieritem (Type).
8. Vul onder Filter op deze waarden in =nn, waarbij nn het nummer is van het type dossieritem dat je aangemaakt hebt.
9. Kies voor Opslaan.
10. Herhaal stappen B3 t/m B9 maar dan voor de regel met Dossieritems aan de linkerkant van het scherm.
11. Als er filtering actief is voor Dossieritem vastleggen: type dossieritem, kies dan aan de linkerkant van het scherm voor Onderhoud groepen en selecteer de groep die is aangemaakt voor de koppeling met SkillsTown.
12. Ga aan de rechterkant van het scherm naar het tabblad Autorisatie.
13. Klap de volgende items uit: CRM / Dossier / Dossieritems / Filters / CRM - Dossieritems.
14. Zorg dat achter het aangemaakte filter uit stappen B5 t/m B9 Geactiveerd komt te staan.
15. Als er filtering actief is voor Dossieritems, kies dan aan de linkerkant van het scherm voor Onderhoud groepen en selecteer de gebruikersgroep die is aangemaakt voor de koppeling met SkillsTown.
16. Ga aan de rechterkant van het scherm naar het tabblad Autorisatie.
17. Klap de volgende items uit: CRM / Dossier / Type dossieritem / Filters / CRM - Dossieritem vastleggen: type dossieritem.
18. Zorg dat achter het aangemaakte filter uit stappen B5 t/m B9 Geactiveerd komt te staan.
19. Herhaal stappen B11 t/m B18 eventueel voor andere gebruikersgroepen die je wilt autoriseren voor dit nieuwe type dossieritem.
20. Sluit de autorisatie tool.

Maak vrij velden aan

1. Ga naar Algemeen / Beheer / Management tool.
2. Open de functiegroep Dossier en kies bij de waarschuwing voor het opstarten van de Management tool voor Ja.
3. Selecteer aan de linkerkant van het scherm het bestand met de omschrijving Vrij dossieritem: Certificaat of de andere naam die je gekozen hebt in stap A3.
4. Kies aan de rechterkant voor Nieuw en maak de velden aan volgens onderstaande tabel.
5. Kopieer de veldnamen van de aangemaakte velden (tekst van 33 karakters) en plak die in een tabel.
6. Stuur de tabel door naar SkillsTown.
7. Ga naar tabblad Tabbladen.
8. Kies hier voor Nieuw en geef een naam op waaronder je deze velden wilt zien in het dossieritem (bijvoorbeeld Certificaatdetails).
9. Klik op het derde icoontje (Alles toevoegen aan lijst).
10. Klik op Voltooien.
11. Autoriseer de tabbladen van het nieuw aangemaakte type dossieritem voor alle gebruikersgroepen die dit moeten kunnen inzien in AFAS Profit.
12. Sluit de Autorisatie tool door rechtsboven op het kruisje te klikken.
13. Sluit de Management tool door rechtsboven op het kruisje te klikken.
14. Op de vraag Wil je de omgeving opnieuw openen? Kies je voor Ja.

    TIP

    Het is mogelijk om tot 3 Kenmerken toe te voegen aan elk Certificaat dat wordt gedeeld. Zorg ervoor dat u deze Kenmerken (numerieke waarden) deelt voor elk Certificaat dat tussen de applicaties wordt gedeeld.

Data om terug te sturen naar SkillsTown

Veldtype	Label	Veldlengte	Veldnaam
Tekst	Certificate ID	128	BIJVOORBEELD1234567890ABCEFDG
Tekst	Name Course	128	BIJVOORBEELD1234567890ABCEFDG
Datum	Certification Date	N/A	BIJVOORBEELD1234567890ABCEFDG
Datum	Expiration Date	N/A	BIJVOORBEELD1234567890ABCEFDG
Webadres	Certificate Link	255	BIJVOORBEELD1234567890ABCEFDG